Wie archiviert man am sinnvollsten eMails?

[WhiteVelvet]

Ich habe hier einen Exchange 2003 Server, etwa 25 Clients und einige Gigabyte an eMails. Mit der Zeit werden es ja nicht weniger, also muss ich mal sehen, wie man das alles am besten archiviert.

Zur Zeit liegen die eMails zu 30% auf dem Server, die anderen 70% in lokalen PST Dateien, in die nach einer gewissen Zeit eMails manuell hineinverschoben werden. Scheint auch nicht besonders günstig weil bei 2GB Schluss ist und Mitarbeiter, die die Firma verlassen haben lassen diese PST Datei zurück und irgendwann weiss man nicht mehr auf welchem Rechner.

Also habe ich mir gedacht, dass ich einen Rechner mit riesiger Festplattenkapazität neben den Server stelle, der einfach nur PST-Dateien drauf hat. So könnte jeder User einen Ordner bekommen, in denen archiv2004.pst, archiv2005.pst, archiv2006.pst etc gespeichert wird.

Einige Mitarbeiter greifen aber parallel auf Ordner von Ehemaligen zu, das würde damit nicht gehen, oder? Weil PST Dateien immer nur von einem User geöffnet werden können, oder irre ich mich?

Wie machen das andere in ihrer EDV? Wenn ich sehe, dass sich jemand 4 PST-Ordner angelegt hat mit Namen wie ">2GB" und "andere 2GB" wird mir ganz komisch... (das war mein Vorgänger ...) ;)

[ZilD]

lass die doch lokal auf den rechnern und mach untereinander im netzwerk backups.
wer braucht dafür einen server?
bzw. überhaupt einen server?

ich kopier jedes jahr alle mails in einen extra ordner (in_05 - sent_05) und lass die beim jeweiligen clienten in thunderbird.

pro rechner brauch ich für die mails etwa 2-3-4 GB.
das sind heutzutage doch peanuts.

mails die über ein jahr alt sind und sämtlicher anderer datenschrott aus jahre schnee wird gelöscht.
wichtiges archiviert... wobei das aber auf einem FTP server liegt bei NGZ.

lokal store ich absolut nichts.

wenns was wichtiges zum speichern gibt bzw. zum backupen dann muss bei uns jeder die daten per ftp client auf den ftp server übertragen.
die mitarbeiter sind somit zum grossteil selber dafür verantwortlich ihre daten zu sichern.

[HH2k]

Hm? Ihr habt nen Exchange und arbeitet mit lokalen Postfachdateien? Schieb alles auf den Exchange (SP2 nicht vergessen) und sicher die Daten dort zentral per Bandlaufwerk.

Mitarbeitern selbst die Datensicherung überlassen? Dazu fällt mir nur "LOL" ein! Das klappt bei einem Bruchteil der User. Die anderen vergessen sowas ... das sind dann meist auch die, die hinterher ankommen und sagen "Ich hab Mails gelöscht die ich noch brauche!". Diese kopiererei mag vielleicht bei max 5 Usern noch recht einfach sein. Mach das mal bei 30 Leute oder mehr ... da bleibt keine Zeit mehr für andere Dinge.

[WhiteVelvet]

Auf den Rechnern wollte ich auch lokal nichts mehr speichern, weil immerwieder zwischendurch mal jemand ankommt "hast du eine Mail von ehemaligen Mitarbeiter XY von März 2001" ... wenn das dann lokal iiiiirgendwo noch gespeichert wäre, dann müsste ich erstmal suchen. Zur Zeit sind solche PST auf einigen CDs verstreut, auf einigen alten Festplatten im Schrank und auf den Rechnern, die inzwischen in anderen Abteilungen stehen. Daher wollte ich alles lokal auf EINEM Rechner haben ("Server" will ich das nicht nennen, vielleicht "Fileserver"). Dann würde ich ja direkt alles auf einem Blick haben mit allen Daten.

Sicher, Exchange ist eigentlich dafür da, ALLES auf dem Server zu halten, aber erstens traue ich dem Ding nicht (es wird ja performancemässig langsamer und vielleicht auch instabiler) und zweitens wird es ja nicht weniger mit den Jahren.

[littlejam]

Klingt nach nem guten Plan.
Man kann ja die User per Postfachquota dazu animieren ihre Mails regelmäßig zu Archivieren ;)

wer braucht dafür einen server?
bzw. überhaupt einen server?

Jeder, der Mails nach einer Weile wiederfinden möchte, auch von ehemaligen MA.
Das gilt übrigens nicht nur für Mails sondern für sämtliche Daten.

ich kopier jedes jahr alle mails in einen extra ordner (in_05 - sent_05) und lass die beim jeweiligen clienten in thunderbird.

pro rechner brauch ich für die mails etwa 2-3-4 GB.
das sind heutzutage doch peanuts.

Bei 100 Rechnern und 100 Postfächern sinds aber keine Peanuts mehr.
lokal store ich absolut nichts.

Wie passt das mit "ich kopier jedes jahr alle mails in einen extra ordner (in_05 - sent_05) und lass die beim jeweiligen clienten in thunderbird." zusammen?

die mitarbeiter sind somit zum grossteil selber dafür verantwortlich ihre daten zu sichern.
Muahahaha ich lieg unterm Tisch.

Gruß

[Avalox/Gast]

Es ist eine ausgezeichnete Seite zu MS X. Sind auch ein paar BackUp Strategien aufgeführt. Sehr interessant.

http://www.msexchangefaq.de/index.htm

[HH2k]

Sicher, Exchange ist eigentlich dafür da, ALLES auf dem Server zu halten, aber erstens traue ich dem Ding nicht (es wird ja performancemässig langsamer und vielleicht auch instabiler) und zweitens wird es ja nicht weniger mit den Jahren.

An dieser Stelle ein klares NEIN! Da wird nix instabil und performanceeinbußen wirst du auch nicht haben. Wenn der Exchange für die Useranzahl ausreichend dimensioniert ist (sowas sollte ja geplant sein ;)), wird da nichts langsamer. Das war ein SBS oder? Worauf läuft das Ding?

Du hast beim Exchange lediglich die Limitierung auf 75GB für die Datenbank. Wir haben Kunden, die haben täglich das an Mailaufkommen was du vielleicht im Jahr hast. Ok, da liegen der Exchange im Cluster (weil es bei so großen Datenmengen schon auf die Performance geht). Der Exchange steckt sowas weg ... es sei denn er läuft auf einem Pentium3 mit 1GHz :D

Sicherheit? Jede Datenbank kann korrupt sein. Ebenso kann jede Festplatte oder jedes Bandlaufwerk lesefehler haben. Sicher ist gar nichts! ;) Aber eine Exchange-DB ist relativ schnell wiederhergestellt.

Ich vertraue eher einem Exchange mit einem guten Konzepz hinsichtlich der Datensicherung als einem Backup auf DVD oder einer externen Ressource wie Festplatte oder einem Share im Netz. Ok, ich kann auch bei einem gut geplanten (und ausgeführten) Backup das Pech haben, das mein Band nicht lesbar ist. Dann lege ich eben das Band von der vorherigen Sicherung ein und lebe mit einem Datenverlust von einem oder vielleicht zwei Tagen. Immerhin besser als eine nicht lesbare DVD mit komplettverlust.

Was lohnt sich denn für das (relativ kleine?) Unternehmen? Einen Fileserver (der ggf erst angeschafft werden muss?) mit Betriebssystem oder eher eine Archivierungssoftware, welche sicherlich nicht günstig ist, wie zB eCON Archiv von Ixos (gibts die noch?)? Wie erstellt ihr eure Datensicherung? Kann man da evtl. (wie zB bei BackupExec) einen Agent für Exchange zukaufen?

[HH2k]

Es ist eine ausgezeichnete Seite zu MS X. Sind auch ein paar BackUp Strategien aufgeführt. Sehr interessant.

http://www.msexchangefaq.de/index.htm


Japp :up:

Beispiel:
Exchange Archive mit EXMERGE
Eine Archivierung am Arbeitsplatz scheidet somit aus, weil es nur das LAN und den lokalen PC belastet und auch der Anwender mitspielen muss. Also bleibt einzig die Server basierte Archivierung. Eine "Low cost" Variante bekommt jeder Administrator mit Exchange mitgeliefert.

Das Programm EXMERGE erlaubt es, serverseitig alle Postfächer zu öffnen und die Inhalte zu exportieren. Aktuelle Versionen erlauben es auch, Bedingungen (z.B. das Alter oder der Betreff) einzugeben, welche Objekte exportiert werden. Der manuelle Weg lautet daher:

EXMERGE auf dem Server starten
ältere Inhalte in einzelne PST-Dateien exportieren oder verschieben
PST-Dateien Archivieren (z.B. Band, CDR etc)
Für die Durchführung brauchen Sie neben den notwendigen Rechten entsprechend temporär Platz auf dem Server (oder dem CD-Brennrechner) für die PST-Dateien und etwas Zeit.

Sind nun Nachrichten zu restaurieren, können Sie dem Benutzer einfach seine PST-Datei auf einem Netzwerklaufwerk bereitstellen, die er dann zusätzlich für die Zeit der Recherche einbinden kann. Es bleibt ihnen überlassen, mit welchem Zeitplan Sie diesen Vorgang durchführen. ACHTUNG: Eine PST-Datei, die von CD kopiert wird, ist meistens auch auf der lokalen Festplatte "Read only". Das führt unweigerlich zu einem Fehler. Damit Outlook eine PST-Datei öffnen kann, muss er schreibend darauf zugreifen können.

Archivierung mit EXMERGE
http://www.experts-exchange.com/Networking/Email_Groupware/
Exchange_Server/Q_10926121.html
Statt Archiv: Exchange wachsen lassen
Eine andere Alternative zur Archivierung ist keine Archivierung. Einige Administratoren scheuen den Aufwand und die Kosten für die Einführung einer Archivlösung. Die Kosten sind hier meist 6-stellig, da Bandwechlser samt Ansteuerung und Material nicht günstiger zu erhalten sind. Daher wird hier doch ein Limit auf Postfächer gesetzt und die Benutzer damit teilweise behindert bzw. gebremst. Schulungen und ein effektives Management der Datenmengen helfen hierbei. Für einige Firmen dürfte Exchange 2000 mit der Möglichkeit mehrerer Speichergruppen gerade richtig kommen, um das Wachstum der EDB-Dateien auf mehrere Festplatten zu verlagern. Im Falle eines Falles ist dann nur die betroffene Speichergruppe zu restaurieren und zu prüfen.

Wobei die Frage bleibt: wo schiebe ich die Daten hin? Gibt es diesen Fileserver schon? Sowas kostet ja auch ...

[WhiteVelvet]

Wir betreiben Exchange auf einem Windows 2003 Server, dazu läuft Veritas Backup, das unteranderem bereits Exchange Postfächer sichert. Ich müsste mal nachrechnen, was wir bisher an Maildaten so alles haben aus den letzten Jahren...