Software, um Akten zu digitalisieren

[Chris1337]

Nabend,

ich habe Unmengen an Akten von JobCenter, Telekom, Stromanbieter, Versicherungen etc.. Diese füllen nun schon mehr als 7 Ordner und ich habe mir nun überlegt, diese einmal sorgfältig zu digitalisieren und auf meinem Homeserver abzulegen.
Gibt es da entsprechende Software, die man dafür gut nehmen kann bzw. habt ihr da Tipps zur Digitalisierung von Akten?

[Mosher]

Akten = DIN A4 Blätter?

Ich jage bei mir alles durch einen Scanner mit automatischem Dolumenteneinzug und lege den Kram auf meinem Homeserver ab.

In meinem Fall ist es ein Canon Pixma 925, gibt aber sicher Modelle, die den Job genauso gut oder besser erledigen.

Spezielle Software habe ich nicht, sondern nur eine durchdachte Ordnerstruktur. Ich wüsste auch nicht, wie eine - wie auch immer geartete - Software dir den Part des Ablegens erleichtern könnte.

Es gibt allerdings schon leicht zu bedienende Tools, mit denen sich Dateien und Ordner nach bestimmten Masken umbenennen lassen. Joe zB.

Aber wichtiger in deinem Fall ist zunächst mal ein Scanner. Vielleicht gibt es auch einen gebrauchten Office-Scanner, der dir die Seiten nur so verschlingt?

[Chris1337]

Sorry, klar geht es natürlich um DIN-A4 Blätter. Einen MX925 habe ich hier auch. Allerdings sind das teilweise echt viele Blätter für einen Vorgang. Daher dachte ich an einen speziellen Dokumenten-Scanner wie z.B. den 'Canon imageFORMULA DR-C225 (http://www.canon.de/scanners/document-scanners/imageformula_dr-c225/)'. Allerdings verwirrt mich das tägl. Scanvolumen von 1.500 Seiten. Heißt das, mehr macht er pro Tag nicht oder blockiert er dann, ist dann irgendein Verbrauchsmaterial leer oder wie?

Kannst du mir mal eine Struktur zeigen, wie du das so angelegt hast bei dir und die PDFs benannt hast, Ordner etc.?

[Hacki_P3D]

Das tägliche Scanvolumen hätte ich jetzt als Geschwindigkeitsangabe verstanden, mehr als ~1500 Seiten bekommste in einem normalen Arbeitstag (wie der auch immer definiert ist) nicht hin.
Verbrauchsmaterial gibt es in diesem Sinne nicht bei einem Scanner.

[Mosher]

Sorry, klar geht es natürlich um DIN-A4 Blätter. Einen MX925 habe ich hier auch. Allerdings sind das teilweise echt viele Blätter für einen Vorgang. Daher dachte ich an einen speziellen Dokumenten-Scanner wie z.B. den 'Canon imageFORMULA DR-C225 (http://www.canon.de/scanners/document-scanners/imageformula_dr-c225/)'. Allerdings verwirrt mich das tägl. Scanvolumen von 1.500 Seiten. Heißt das, mehr macht er pro Tag nicht oder blockiert er dann, ist dann irgendein Verbrauchsmaterial leer oder wie?

Kannst du mir mal eine Struktur zeigen, wie du das so angelegt hast bei dir und die PDFs benannt hast, Ordner etc.?

Das mit dem Scanvolumen ist quasi ein Richtwert, wenn du deinen alten Scanner ersetzen willst.

Ich habe bei Canon-Druckern allerdings schon erlebt, dass intern ein Counter hochgezählt wird und bei erreichen eines bestimmten Wertes erscheint irgendein Errorcode auf dem Display und das Gerät wird unbrauchbar.
Mit irgendeiner Tastenkombination konnte man das Gerät in den Debugmodus versetzen und den Counter wieder zurücksetzen..
Soviel dazu am Rande, keine Ahnung wie das mit dem MX925 oder deinem verlinkten Scanner läuft.

Ich habe mit dem MX925 eher weniger Problem mit dem Scannen. Manchmal wünsche ich mir allerdings eine größere Kapazität beim ADF-Scanner. Dann könnte man halt gleich 200 Seiten einlegen und zwischen 2 Dokumenten immer ein Blatt mit irgendeiner Markierung einlegen, damit man sich hinterher leichter tut, das .pdf wieder ein Einzeldokumente zu splitten.

Bezüglich Ordnerstruktur:
Ich kann jetzt keinen Screen machen, ohne einige persönliche Daten preiszugeben. Und wenn ich alles schwärze, sieht man nix mehr :/

Grob ist es so:


.../Dokumente/
[01_Verträge]
[01_Arbeit]
[YYYY]
[_OLD]
10 - Arbeitsvertrag Firma xyz.pdf
10 - hypermegasondersonstwasvertrag.pdf
[02_Haushalt]
[YYYY]
[_OLD]
09 - Strom Anbieter xyz.pdf
04 - Handy Anbieter xyz.pdf
[03_Versicherungen]
...
[99_MISC]
...
[02_Steuerunterlagen]






Sorry, ist mir jetzt zu mühselig :D

Ich sortiere halt erst nach grobem Typ, dann Detail, dann Jahr, der Monat steht dann im Dateinamen. Wichtig finde ich auch einen OLD und einen MISC Ordner. Viel wichtiger, als dass alles genau am richtigen Ort liegt, ist imho dass es generell erstmal irgendwo liegt.

Zum archivieren lasse ich ein Script drüberlaufen und versehe die Dateinamen der alten Dokumente noch mit der Ordnerstruktur. Dann kann ich alles in einen Ordner klatschen und es bleibt trotzdem sortiert.
Dafür liegen dann in den "aktiven" Ordnern keine Dateien mit kilometerlangen Dateinamen.

[DerRob]

Das tägliche Scanvolumen hätte ich jetzt als Geschwindigkeitsangabe verstanden, mehr als ~1500 Seiten bekommste in einem normalen Arbeitstag (wie der auch immer definiert ist) nicht hin.
Klar geht das, der Canon DR-C225 soll ja bis zu 25 Blätter bzw. 50 Seiten pro Minute schaffen, da wären die 1500 Seiten (einen genügend schnellen Rechner vorausgesetzt) bereits nach 30 Minuten durchgezogen. Man kann da auch mal problemlos 10.000 Seiten an einem Tag durch schieben.
Die Angabe ist wohl eher dazu gedacht, um verschiedene Produktgruppen voneinander abzugrenzen (der Scanner mit 1500 Seiten/Tag ist etwas robuster als der für 500 Seiten/Tag), bzw. die voraussichtliche Lebensdauer/Materialverschleiss abzuschätzen.
Verbrauchsmaterial gibt es in diesem Sinne nicht bei einem Scanner.
Doch, gibt es auch, alle X-tausend Seiten werden neue Einzugsrollen und Separation fällig, sonst musst du irgendwann jedes Blatt einzeln nachstopfen.

Viel wichtiger als die Hardware finde ich jedoch die Software. Wie gut lassen sich die PDF-Dateien noch nachbearbeiten, wie groß werden die Dateien, ist eine vernünftige OCR-Software dabei, um auch durchsuchbare PDFs erstellen können, wie sieht die Treiberunterstützung aus, usw.?

@Chris1337: Eine extra Dokumentenverwaltung ist zumindest im privaten Bereich nicht notwendig. Du hast doch deine Akten jetzt auch schon in irgend einer Form in diversen Ordnern abgelegt. Bau dir doch einfach erstmal die Struktur digital nach ("JobCenter, Telekom, Stromanbieter, Versicherungen"), dadrunter dann halt noch Unterordner z.B. für die Versicherungsart und/oder Versicherungsname, evtl. noch Jahreszahlen, wie Mosher z.B. vorgeschlagen hat.

[Haarmann]

Paperport nutzen... auch wenns ned alles lesen kann - es hilft

[Elwood_SC]

Ich verwende momentan OneNote - hat den Vorteil, daß es alle Scan indiziert und durchsuchbar macht, der Nachteil ist, daß OneNote nicht direkt scannen kann sondern die gescannten PDFs per Drag&Drop entgegen nimmt.
Dafür kann man das Notizbuch teilen und so auch z.b. anderen Familienmitgliedern zugänglich machen.
Als Scanner verwende ich meinen HP Photosmart 7510, der nächste Drucker wird aber einen Scanner mit zwei Scan-Zeilen für beidseitig bedruckte Dokumente werden.

[Hacki_P3D]

@DerRob
Danke für die Erklärung!
Stimmt, an die Einzugsrollen etc. habe ich jetzt garnicht gedacht...hatte den normalen Flachbettscanner im Kopf :D :freak:

[Blackland]

Einfach alles einscannen mit fortlaufenden Nummern und eine Indizierungssoftware (z.B. Archivarius 3000) verwenden. So findet man JEDE mögliche gesuchte Information wieder.

Das ist die am wenigsten Zeit raubende Variante und für @home völlig ausreichend.