Corona Outlook tipp gesucht

[hesTeR-]

Moin,

ich dachte wir könnten mal ein paar Probleme sammeln evtl. hilft es ja auch anderen.

Momentan habe ich folgendes Problem:

In meiner Abteilung mit 5 Personen hat jeder natürlich seine eigene Mail Adresse Hester-@Arbeit.de zusätzlich gibt es noch die Mailadresse Abteilung@Arbeit.de wenn jemand eine Mail an Abteilung@Arbeit.de schickt bekommen alle 5 leute der Abteilung diese Mail.

Das Problem ist jetzt, 2 Leute sind Krank, 2 im Home Office und einer im Office.

Was passiert natürlich da keiner mehr so genau weiß wer grade was macht schickt die ganze Firma die Mails nur noch an Abteilung@Arbeit.de das führt dazu das wir die Mail dann alle bekommen und uns abstimmen müssen wer das jetzt macht. Das ist natürlich totale scheisse.

Jemand ne Idee wie man das besser lösen könnte?

Super wäre natürlich wenn Abteilung@Arbeit.de ein Sammelbecken wäre wo wir alle drauf zugreifen könnten und uns die Mails die für uns bestimmt sind irgendwie in unser Outlook ziehen und die dann dort verschwinden für die anderen. So sind dann auf der sammeladresse vllt 10 Mails jeder nimmt sich 2 und jeder hat was zutun ohne das weitere Abstimmung nötig ist.

Hoffe ich konnte das Problem einigermaßen schildern.

Wenn jemand sonst noch ne Idee hat gern her damit.

Danke
Hes

[NeMeth]

1. Für jeden einen Ordner anlegen und die Mail entsprechend reinschieben, welche man bearbeitet.#

2. 3 mal täglich kurzes Statusmeeting (10 min), wo das abgestimmt wird. Stärkt auch das Gemeinsamgefühl, was fehlt, wenn man nicht mehr im Büro ist.

Wären so 2 Ideen von mir

[Mr Power]

Könnt ihr Microsoft Teams nutzen? Damit läuft bei uns alles zusammen.

[Sumpfmolch]

Für genau sowas sind doch Postfächer da, die sich mehrere Leute zusätzlich zum eigenen Postfach in Outlook einbinden können?
Die Organisation in diesen geteilten Postfächern kann man dann über Unterordner und über die Spalte "Kategorie" machen. Da kann man als Kategoriename das Namenskürzel der Mitarbeiter setzen, damit diese sich Mails selbst zuordnen oder jemand Mails zuordnet.

Weiß aber nicht, was "groß" da die vor Ort installierte Exchange/Office Lösung sein muss. Kann man das Abteilung Postfach nicht bei allen 5 Personen einhängen und dann über Kategorie-Markierung zur Bearbeitung zuordnen?

[Florida Man]

Ihr könntet ein CLoud-Ticketsystem buchen und die allgemeine E-Mailadresse dort einbinden. Mir fallen Zendesk (Sehr gut), Freshdesk etc. ein.

Alternativ, aber weniger schön (und nur mit Exchange Server sinnvoll): Ihr ändert die aktuelle Weiterleitungsgruppe in ein sog. "freigegebens Postfach" und arbeitet dann mit Kategorien. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene "Kategorie" und markiert E-Mails, an denen er arbeitet.

[Joe]

Wenn jemand sonst noch ne Idee hat gern her damit.


Ist ne Exchange Distribution List, da kannst DU gar nix machen, außer bei der IT anfragen, ob Sie das nach Euren Wünschen anpassen.
Die IT würde dann die Adresse evtl. anders abbilden z.B. über Public Folders oder eine Shared Mailbox.

[erlgrey]

Ja, shared mailbox ist eleganter, unterordner für jeden User und jeder schiebt sich seine Mail aus der inbox in seinen eigenen Ordner wenn er es bearbeitet.